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2014/10/20

出張旅費交通費を精算する（ひな型ダウンロード）

会社の営業活動の為に仕事として移動した場合、移動区間や利用額を記録して精算表で精算をするというお話を先日の記事「交通費の精算に必要なもの＆無料ダウンロード」でご紹介しましたが、長距離の移動や宿泊も含めた出張等の場合には、普段利用する在来線やタクシー代等の精算額よりも金額も大きい為、出張旅費精算書として精算するように定めている会社もあります。

皆さんの会社ではどのように精算を行っていますでしょうか。

• ・旅費規定の定めに基づいて提出
• ・出張旅費の精算は実費か規定額か
• ・出張旅費精算の場合には、宿泊代や日当の精算も
• ・費用は立替え？預かり？
• ・出張旅費精算書の雛形はこちら

出張旅費規定の定めに基づいて提出

出張に頻度が多く、出張旅費精算書の提出によって精算をする場合には、予め「出張旅費規定」を定めておくと良いでしょう。

定めていない場合、どの程度の距離を移動した場合から交通費を支給するかであったり、精算する事項、日当手当の支給などが曖昧になります。出張旅費規定では、下記のような事項を定められるので、まだ定めていない場合には規定の作成を検討してみてください。

出張旅費規定で定める事項の一例

項目	内容
出張旅費として定める種類や定義、区分	どの範囲を出張旅費として定めるか、またどの程度の距離を移動した場合に出張旅費とするかを区分します。
交通機関や利用区分	利用する交通機関の定めや乗車席や宿泊施設のランク等の定めなどを予め定めておきます。
日当	日当の支給を行う場合には、日帰りと宿泊出張のそれぞれで日当の支給要件や支払金額を予め定めておきます。
長期出張の扱い	出張期間が長期にわたる場合の予め定めておきます。
不測の事態に関する定め	出張期間中に自己や負傷、疾病等が生じた場合の対応を予め定めておきます。また、海外出張を行う場合には、保険の加入を行う場合がほとんどです。

出張旅費の精算は実費か規定額か

出張をすると、移動手段や宿泊先等の選別で精算金額が異なります。例えば、新幹線で移動を行う場合、「自由席」「指定席」「グリーン車」等で金額が異なります。また、ビジネスホテルに宿泊をする場合においても、利用するホテルのランクによって異なってきます。

規定で予め利用できる金額の上限やランクなどを定めている場合には、それに従います。一律いくらと定めているような企業もあるでしょう。

会社として出張時に利用した費用を直接負担する場合には、いずれにおいても対象金額がわかる領収書及び明細が必要になります。仮に出張割引をうけて宿泊費が安くなった場合や航空チケットの事前予約の割引をうけている場合であっても、原則、領収書等の金額に基づいて精算を行います。

出張旅費精算の場合には、宿泊代や日当の精算も

在来線やタクシー利用時の交通費の精算とは異なり、出張時には宿泊費が発生する場合があります。その場合には、宿泊費の領収書はもちろんですが、宿泊時の明細書を合わせて添付できるとよいでしょう。
また、出張手当の支給を定めている会社の場合には、出張旅費精算書で合わせて出張手当の申請も行います。距離や時間によって定められているので、それに基づいて申請を行います。

費用は立替え？預かり？

出張に伴う費用は、金額も大きくなってきます。出張時、個人で立替えている場合もあれば、事前にいくらか預かっておき精算書と併せて精算を行う場合があります。特にどちらにしなければならないという定めは無い為、金額、役職など状況に応じて会社が決めるのがよいでしょう。

仮に費用を預かって精算をする場合には、出張旅費精算書にもそのように記載をいれおき、わかるようにしておきます。

このような精算の場合、出張者の個人負担が多くなってしまう場合や逆に個人の利益が出張の度に増えるような仕組みだと、後々トラブルになってします。実態に沿った、規定の策定や精算が大事です。税理士や社会保険労務士に相談しながら、出張旅費規定及び出張旅費精算書を作成してみてください。

出張旅費精算書の雛形はこちら

出張旅費精算書の雛形を無料でダウロード出来ます。是非、ご利用ください。

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項目	詳細
最終更新日	2014年10月7日
制作officeバージョン	Microsoft Office Excel 2007
ダウンロードした書式の 対応アプリケーション	Microsoft Office Excel Acrobat Reader