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2014/11/25

現金の管理は「現金出納帳」と「金種表」で管理

事業規模の大きな会社や小売業の場合、日常的に現金の出入りがある為、事務所や店舗に現金が置かれて管理する事がよくあります。しかし、会社を設立したばかりであったり日々現金の取扱が少ない場合には、現金を常時置いておくか、代表者が立て替えておくかの判断に困ります。

現金を常時置いておき、管理をする場合にはおさえておきたいポイントがあります。

• ・ 現金を置いた方が良い場合とは？
• ・ 現金を会社に置く場合
• ・ 月の終わりには、金種表で残高を確認
• ・ 現金出納帳・金種表ダウンロード

現金を置いた方が良い場合とは？

会社に現金を置いておいた方が良い会社はどんな会社でしょう。
当然、現金の支払いや受け取りが多い場合に必要となりますが、会社の状況別に見てみましょう。（小売業等のように当然現金が必要な場合を除きます）

1）代表者1名〜2名程度で従業員がいない株式会社

従業員がいない場合、支出があった場合支払いをする人は代表者等になります。その為、判断の基準として立替なければならない、現金が多くなる場合には現金を置いておくのも良いでしょう。
但し、現金を事務所に置いておく場合には現金を管理して行く必要があります。少額での現金出金や代表者がある程度、立替えて支払うことができる場合には置かない方が手間が省けます。

2）従業員数名の株式会社の場合

従業員が数名でも事務所にいる場合、状況によっては現金置いておく方が良い状況があります。
例えば、事務所で日々使う消耗品を従業員が購入に出向いている場合や、代金引換での商品の受け取りがある場合、切手などを購入する必要がある場合等がある場合、会社としては従業員に都度立て替えておいてもらうわけにはいきません。
代表者が都度立て替えて支払えない場合には、置いておいた方が良いでしょう。

3）その他の場合

その他の場合では、会社全体で出張に行く頻度が高く、仮払いをする必要がある場合や売上の内、現金での入金があるような場合には、現金が置かれていた方が良い場合があります。

現金を会社に置く場合

事務所に現金を置いて管理する場合には、管理の手間が発生します。日々の取引にそった入出金を現金出納帳で記録したり、月次の残高確認が必要となります。
月の終わりに残高の確認として、金種表の記録を取り実際の現金と現金出納帳の残高が一致するか、確認を行います。会社としては金額が一致しないといけない為、差異が発生した時には、原因を追求しなければなりません。

現金を管理する者は限定するべき

現金を取扱う上で、管理する人は重要になります。取引の頻度が高くなると間違いも増えるため、月末で差異が発生する確率も高まります。
管理者が多いほど、取引状況の把握が難しくなる為現金の差異の原因がわかりにくくなります。

日々取り扱う現金

会社に現金を置き、現金精算が必要な場合には、そこから精算をすると定めた場合には、日々の取引を管理する必要があります。
その日々の取引を管理するのが、「現金出納帳」になります。

取引の発生順に現金の入出金を記録していきます。月毎で記録管理を行い、月末には集計を行っていきます。取引で発生する領収書は、記録と合わせてしっかりと管理・保管をしておきましょう。

手金庫で管理

会社で扱うお金の場合、預金から引き出された後、手元にあるお金は特段の理由がない限り、経理上「現金」として扱われます。
代表者が使う方と個人の財布に入れていたとしても、帳簿上は会社で管理している現金となります。個人のお金や立替え精算等と混ざることのなように、可能であれば、手金庫での現金管理が良いでしょう。

また特に、株式会社を設立したばかりの時は、個人のお金と会社のお金の管理が曖昧になりがちです。分けて意識をする為にも、手金庫がおすすめです。

月の終わりには、金種表で残高を確認

月末には「現金出納帳」の残高と「手金庫」の現金が一致するか確認をしましょう。
まずは、「現金出納帳」を月末時点の取引までしっかりと記録をして締めます。その後、手金庫にある現金を金種別を数えて、記録いきます。

「現金出納帳」の帳簿残高と「金種表」との現金差異が無ければ、問題ありません。
仮に、現金の差異が発生した場合には、原因を追求していきます。

現金出納帳・金種表ダウンロード

現金出納帳の雛形を無料でダウロード出来ます。是非、ご利用ください。

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最終更新日	2014年11月12日
制作officeバージョン	Microsoft Office Excel 2007
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